14 gode råd om aktindsigt

Hvordan søger man aktindsigt, og hvad gør man, når man møder modstand?

Lørdag eftermiddag var jeg inviteret til at holde oplæg om aktindsigt for et hold kursister, der er i gang med Danwatchs pilotprojekt om undersøgende journalistik. Jeg havde en del eksempler med, men ellers var følgende 14 råd den røde tråd i oplægget.

Overvej, hvor der skal søges aktindsigt
Hvis du mere er interesseret i et emne end præcise dokumenter, og ved du ikke, hvor du skal søge, så overvej/undersøg, hvordan ”sagen” evt. bevæger sig, og hvor det rigtige sted at søge aktindsigten vil være. Er der fx oplysninger, der indberettes fra myndighed til myndighed?

Skær sagen til
Kultiver dine kilder, sæt dig ind i sagen på forhånd, fortæl hvorfor du researcher, og hvad du er på jagt efter, og hvorfor det er samfundsmæssigt vigtigt (dog med undtagelser). Forstå deres situation, skær din sag til, så du ved, at I spiller på samme bane, og at I er enige om, hvad spillet går ud på.

Vær venlig
Vær venlig og begynd ikke med at søge aktindsigt eller at true i anmodningen. Forsøg at løse det så enkelt som muligt for alle parter. Gør det så let som muligt for modparten at give dig aktindsigt. Myndigheden har i øvrigt pligt til at vejlede, såfremt den ikke kan identificere sagen/dokumenterne

Søg aktindsigt skriftligt
Der er ingen krav, om at en aktindsigtsbegæring skal have en bestemt form, men det er en god ide at gøre det skriftligt. Svarer modparten mundtligt, så sørg for også at få svaret skriftligt (det har du krav på). Ellers er det umuligt at dokumentere sagsgangen, hvis der bliver brug for at klage senere.

Hold styr på sagen
Skriv ned, hvornår der sker hvad i din sag. Ringer modparten, så skriv ned, hvad der sker. Gem al din dokumentation. Det kan være svært at bevare overblikket i en sag, der spænder over længere tid. Lover modparten svar inden for et bestemt tidsrum, så noter det i din kalender, så du kan tjekke, om de overholder fristerne. Overskrider myndigheden tidsfrister, skal den oplyse hvorfor og oplyse, hvornår svar kan forventes.

Bed om journal-liste
Bed normalt også om journal-listen (hvor det er relevant). Så får du en oversigt over alle dokumenterne i en sag – også dem, som myndigheden betragter som interne, og du kan forsøge at få fat i dem – evt. via andre kilder. Du vil også kunne se, om der eksisterer dokumenter, du ikke har fået (endnu). Journal-listen vil også indeholde datoer.

Vær stædig
Hvis myndighederne udnytter din venlighed til at sylte sagen, så begynd langsomt at optrappe din stil. Ring og spørg og skriv et telefonnotat, som du sender til dem efter samtalen. Bed evt. om aktindsigt i din egen aktindsigtsbegæring. Kend det juridiske grundlag og klag. Bed ombudsmanden undersøge sagen. Vær stædig.

Søg hjælp (når det bliver nødvendigt)
Kun ganske få kender alle regler, så det er ingen skam at søge hjælp hos eksperter i aktindsigt. Men gør det først, når der er brug for det. Fx hvis du har fået et svar, hvor du ikke kan gennemskue, hvilken argumentation du skal bruge for at komme videre.

Husk dine rettigheder (her er to eksempler)
Det første princip, du bør huske, er myndighedens ekstraheringspligt. Det vil sige, at myndigheden skal oplyse om faktiske oplysninger i dokumentet, der har væsentlig betydning for sagsforholdet, uanset at dokumentet som udgangspunkt er omfattet af lovens undtagelsesbestemmelser. Det andet princip, meroffentlighedsprincippet, betyder, at den enkelte myndighed ikke er afskåret fra efter eget skøn at give aktindsigt i et videre omfang end fastsat i loven, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt mv.

Miljøsager kræver en særlig teknik
På miljøområdet har vi nogle særlige yderligere rettigheder i miljøoplysningsloven. Men miljø er præget af en meget lukket kultur. Find fx tidligere medarbejdere fra amterne i de lokale miljøcentre og få dem til at hjælpe med at forklare baggrunde og faktiske forhold. Og hvordan tingene kan dokumenteres.

Gå til de faglige chefer
Kommunaldirektører og borgmestre ved ikke meget om, hvad der sker på de forskellige faglige områder i en kommune. Gå til de faglige chefer, og sæt dig ind i tingene på forhånd. Vil du have indsigt i data, kan det være en stor fordel at tale med de personer, der rent faktisk har med data at gøre i det daglige.

Sig ja til invitationer
Mød op i myndigheden eller ved møder, så du kan diskutere metoder, blive klogere og få flere input – måske også flere ideer til historier.

Gennemgå gerne sagen hos myndigheden
Det er meget ofte en stor hjælp at tage ud til myndigheden for at gennemgå en sag. Det kan være, at de har glemt at fjerne vigtige dokumenter, som de ellers ville have fjernet, når de skulle kopiere data til dig. Du har også gode muligheder for undervejs at småsnakke med sagsbehandlerne, forsøge at forstå noget til baggrund. Og det øger sandsynligheden for at få gode interne kilder. Når du er der, kan du bede om at få kopier (eller måske selv tage dem) af de dokumenter, du skal have med hjem.

Aktindsigt i aktindsigt
Det kan være en hurtig måde at få indsigt i, hvad andre har gang i – eller at få hele materialet ud og publicere samtidigt. Det er ikke populært blandt journalister (dem, det går ud over), men bruges oftere og oftere. Det kan også vise, hvad andre er interesseret i og give et godt input til en ny sag. Man kan også med fordel søge aktindsigt i sin egen tidligere aktindsigt, hvis sagen ser ud til at være gået i stå. På den måde kan man se, hvad der er sket i sagsbehandlingen, og om der er sket henvendelser i sagen, man ikke kender til.

Mere om aktindsigt

17 kommentarer til 14 gode råd om aktindsigt

  1. Steen P Kjelsgaard 4. april 2015 at 15:17 #

    Jeg er Ejer af en lejlighed i Benløse 87 4100 Ringsted. Jeg vil gerne have ( Aktindsigt ) lov til at se referaterne fra bestyrelsesmøderne. Ved vores Generalforsamlinger bliver der taget referat men alt det væsenlige fra ejerne kommer ikke med. Hvor skal man klage. ?

    Med venlig hilsen Steen Kjelsgaard

    • Nils Mulvad 7. april 2015 at 14:32 #

      Der er ikke aktindsigt i henhold til Offentlighedsloven til referater i en privat forening. Derfor kan der stadig være andre måder at få fat i referaterne på. Det er dog ikke noget, vi kan rådgive om.
      mvh
      Nils Mulvad

  2. Anne Katrine 22. oktober 2015 at 23:19 #

    Hej
    Jeg har skriftligt anmodet om aktindsigt i min og mine børns sag i kommunens børne-familieafdeling. Mine børn er 7 og 9 år. Jeg fik efter 4 dage skriftligt svar om at anmodningen er modtaget og at jeg vil blive kontaktet, når dokumenterne er klar. Der er nu gået tre uger siden jeg anmodede om aktindsigt, og jeg har ikke hørt yderligere. Hvor lang tid må kommunen bruge på at finde dokumenterne til mig?
    På forhånd tak.
    Vh Anne Katrine

  3. Nils Mulvad 27. oktober 2015 at 9:57 #

    Loven siger syv arbejdsdage, så tiden er overskredet. I dit tilfælde har du i øvrigt også partsindsigt i henhold til forvaltningsloven.
    mvh
    Nils Mulvad

  4. Jesper johnsen 16. marts 2017 at 22:33 #

    Hej Niels

    Jeg har skriftligt sendt et spørsmål ind til Tårnby kommune om det var muligt at sætte bistader op på kommunale arealer. Mere bestemt en skolebotanisk have. Her ville jeg formidle min viden gratis til kommunens børn. Jeg fik dog den besked på mail. ( hvilket også andre har fået). At kommunen har taget en politisk holdning om ikke at tillade bistader på deres grund. Jeg har ikke kunne finde nogen beslutninger omkring dette og har igennem flere lokalpolitikkerer fået en mail om,at der ikke i deres tid har været taget nogen beslutning om dette. Den ene har siddet der i 10år.
    Mit spørsmål til dig. Hvordan søger jeg aktindsigt i det svar jeg har fået på mail fra en ledende medarbejder i kommunen?
    Så jeg kan finde ud af hvad der er op og ned.
    Vh Jesper

  5. Kasper 17. marts 2017 at 14:17 #

    Kan man søge aktindsigt ved kommunen ang en projekt de er igang med. De er ved at “fornye” et skovområde ved Ribe og jeg kunne godt tænke mig at kende deres planer og motiver til dette.
    Mvh. Kasper

    • Nils Mulvad 17. marts 2017 at 14:29 #

      Ja. Bare send en anmodning til kommunens officielle e-post og bed om aktindsigt i henhold til offentlighedsloven og miljøoplysningsloven. Held og lykke.
      mvh
      Nils

      • Kasper 17. marts 2017 at 14:51 #

        Tak for den gode service 👍

  6. Lars 27. april 2017 at 14:59 #

    Jeg har gennem nettet købt en bærbar/mac og mener nu at jeg er blevet snydt.
    Hvis jeg vil have et aktindsigt over den konto jeg overførte penge til, hvad skal jeg gøre?

    • Nils Mulvad 27. april 2017 at 15:16 #

      Der er kun aktindsigt i sager hos offentlige myndigheder og domstole.

      • Lars 27. april 2017 at 15:39 #

        Okey. Tak for svaret.

  7. Kresten 9. maj 2017 at 11:00 #

    Jeg ønsker at få aktindsigt samt partsindsigt i min sagsbehandling ved Kommunens socialrådgivning samt ydelseskontoret. Vil sende dem en skriftlig anmodning, men er i tvivl om jeg både skal sende en anmodning til socialrådgivningen samt ydelseskontoret eller det er nok at sende kommunen én anmodning. De sidder i samme bygning, altså rådhuset.

    Mvh
    Kresten

    • Nils Mulvad 12. maj 2017 at 7:43 #

      Bare nøjes med at sende en anmodning til kommunen.

  8. Pernille 11. maj 2017 at 19:58 #

    Hej..
    hvis jeg skal søge aktindsigt i Odense kommune og letbanens planer og ændringer om spor og vejnet. er det så nok at sende en mail til odense kommune?

    Hilsen Pernille

    • Nils Mulvad 12. maj 2017 at 7:42 #

      Ja. Husk, at skrive, at du gerne vil have en oversigt over dokumenterne i sagen fra aktlisten.

Trackbacks/Pingbacks

  1. 14 gode råd om aktindsigt | Jurabloggen - 29. august 2012

    […] 14 gode råd om aktindsigt. […]

  2. Aktindsigt under pres – men også nye muligheder for journalister | Kaas & Mulvad - 19. november 2013

    […] Gode råd til aktindsigt i kommunerne 14 gode råd om aktindsigt […]

Skriv et svar