14 gode råd om aktindsigt

Hvordan søger man aktindsigt, og hvad gør man, når man møder modstand?

Lørdag eftermiddag var jeg inviteret til at holde oplæg om aktindsigt for et hold kursister, der er i gang med Danwatchs pilotprojekt om undersøgende journalistik. Jeg havde en del eksempler med, men ellers var følgende 14 råd den røde tråd i oplægget.

Overvej, hvor der skal søges aktindsigt
Hvis du mere er interesseret i et emne end præcise dokumenter, og ved du ikke, hvor du skal søge, så overvej/undersøg, hvordan ”sagen” evt. bevæger sig, og hvor det rigtige sted at søge aktindsigten vil være. Er der fx oplysninger, der indberettes fra myndighed til myndighed?

Skær sagen til
Kultiver dine kilder, sæt dig ind i sagen på forhånd, fortæl hvorfor du researcher, og hvad du er på jagt efter, og hvorfor det er samfundsmæssigt vigtigt (dog med undtagelser). Forstå deres situation, skær din sag til, så du ved, at I spiller på samme bane, og at I er enige om, hvad spillet går ud på.

Vær venlig
Vær venlig og begynd ikke med at søge aktindsigt eller at true i anmodningen. Forsøg at løse det så enkelt som muligt for alle parter. Gør det så let som muligt for modparten at give dig aktindsigt. Myndigheden har i øvrigt pligt til at vejlede, såfremt den ikke kan identificere sagen/dokumenterne

Søg aktindsigt skriftligt
Der er ingen krav, om at en aktindsigtsbegæring skal have en bestemt form, men det er en god ide at gøre det skriftligt. Svarer modparten mundtligt, så sørg for også at få svaret skriftligt (det har du krav på). Ellers er det umuligt at dokumentere sagsgangen, hvis der bliver brug for at klage senere.

Hold styr på sagen
Skriv ned, hvornår der sker hvad i din sag. Ringer modparten, så skriv ned, hvad der sker. Gem al din dokumentation. Det kan være svært at bevare overblikket i en sag, der spænder over længere tid. Lover modparten svar inden for et bestemt tidsrum, så noter det i din kalender, så du kan tjekke, om de overholder fristerne. Overskrider myndigheden tidsfrister, skal den oplyse hvorfor og oplyse, hvornår svar kan forventes.

Bed om journal-liste
Bed normalt også om journal-listen (hvor det er relevant). Så får du en oversigt over alle dokumenterne i en sag – også dem, som myndigheden betragter som interne, og du kan forsøge at få fat i dem – evt. via andre kilder. Du vil også kunne se, om der eksisterer dokumenter, du ikke har fået (endnu). Journal-listen vil også indeholde datoer.

Vær stædig
Hvis myndighederne udnytter din venlighed til at sylte sagen, så begynd langsomt at optrappe din stil. Ring og spørg og skriv et telefonnotat, som du sender til dem efter samtalen. Bed evt. om aktindsigt i din egen aktindsigtsbegæring. Kend det juridiske grundlag og klag. Bed ombudsmanden undersøge sagen. Vær stædig.

Søg hjælp (når det bliver nødvendigt)
Kun ganske få kender alle regler, så det er ingen skam at søge hjælp hos eksperter i aktindsigt. Men gør det først, når der er brug for det. Fx hvis du har fået et svar, hvor du ikke kan gennemskue, hvilken argumentation du skal bruge for at komme videre.

Husk dine rettigheder (her er to eksempler)
Det første princip, du bør huske, er myndighedens ekstraheringspligt. Det vil sige, at myndigheden skal oplyse om faktiske oplysninger i dokumentet, der har væsentlig betydning for sagsforholdet, uanset at dokumentet som udgangspunkt er omfattet af lovens undtagelsesbestemmelser. Det andet princip, meroffentlighedsprincippet, betyder, at den enkelte myndighed ikke er afskåret fra efter eget skøn at give aktindsigt i et videre omfang end fastsat i loven, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt mv.

Miljøsager kræver en særlig teknik
På miljøområdet har vi nogle særlige yderligere rettigheder i miljøoplysningsloven. Men miljø er præget af en meget lukket kultur. Find fx tidligere medarbejdere fra amterne i de lokale miljøcentre og få dem til at hjælpe med at forklare baggrunde og faktiske forhold. Og hvordan tingene kan dokumenteres.

Gå til de faglige chefer
Kommunaldirektører og borgmestre ved ikke meget om, hvad der sker på de forskellige faglige områder i en kommune. Gå til de faglige chefer, og sæt dig ind i tingene på forhånd. Vil du have indsigt i data, kan det være en stor fordel at tale med de personer, der rent faktisk har med data at gøre i det daglige.

Sig ja til invitationer
Mød op i myndigheden eller ved møder, så du kan diskutere metoder, blive klogere og få flere input – måske også flere ideer til historier.

Gennemgå gerne sagen hos myndigheden
Det er meget ofte en stor hjælp at tage ud til myndigheden for at gennemgå en sag. Det kan være, at de har glemt at fjerne vigtige dokumenter, som de ellers ville have fjernet, når de skulle kopiere data til dig. Du har også gode muligheder for undervejs at småsnakke med sagsbehandlerne, forsøge at forstå noget til baggrund. Og det øger sandsynligheden for at få gode interne kilder. Når du er der, kan du bede om at få kopier (eller måske selv tage dem) af de dokumenter, du skal have med hjem.

Aktindsigt i aktindsigt
Det kan være en hurtig måde at få indsigt i, hvad andre har gang i – eller at få hele materialet ud og publicere samtidigt. Det er ikke populært blandt journalister (dem, det går ud over), men bruges oftere og oftere. Det kan også vise, hvad andre er interesseret i og give et godt input til en ny sag. Man kan også med fordel søge aktindsigt i sin egen tidligere aktindsigt, hvis sagen ser ud til at være gået i stå. På den måde kan man se, hvad der er sket i sagsbehandlingen, og om der er sket henvendelser i sagen, man ikke kender til.

Mere om aktindsigt

41 kommentarer til 14 gode råd om aktindsigt

  1. Steen P Kjelsgaard 4. april 2015 at 15:17 #

    Jeg er Ejer af en lejlighed i Benløse 87 4100 Ringsted. Jeg vil gerne have ( Aktindsigt ) lov til at se referaterne fra bestyrelsesmøderne. Ved vores Generalforsamlinger bliver der taget referat men alt det væsenlige fra ejerne kommer ikke med. Hvor skal man klage. ?

    Med venlig hilsen Steen Kjelsgaard

    • Nils Mulvad 7. april 2015 at 14:32 #

      Der er ikke aktindsigt i henhold til Offentlighedsloven til referater i en privat forening. Derfor kan der stadig være andre måder at få fat i referaterne på. Det er dog ikke noget, vi kan rådgive om.
      mvh
      Nils Mulvad

  2. Anne Katrine 22. oktober 2015 at 23:19 #

    Hej
    Jeg har skriftligt anmodet om aktindsigt i min og mine børns sag i kommunens børne-familieafdeling. Mine børn er 7 og 9 år. Jeg fik efter 4 dage skriftligt svar om at anmodningen er modtaget og at jeg vil blive kontaktet, når dokumenterne er klar. Der er nu gået tre uger siden jeg anmodede om aktindsigt, og jeg har ikke hørt yderligere. Hvor lang tid må kommunen bruge på at finde dokumenterne til mig?
    På forhånd tak.
    Vh Anne Katrine

  3. Nils Mulvad 27. oktober 2015 at 9:57 #

    Loven siger syv arbejdsdage, så tiden er overskredet. I dit tilfælde har du i øvrigt også partsindsigt i henhold til forvaltningsloven.
    mvh
    Nils Mulvad

  4. Jesper johnsen 16. marts 2017 at 22:33 #

    Hej Niels

    Jeg har skriftligt sendt et spørsmål ind til Tårnby kommune om det var muligt at sætte bistader op på kommunale arealer. Mere bestemt en skolebotanisk have. Her ville jeg formidle min viden gratis til kommunens børn. Jeg fik dog den besked på mail. ( hvilket også andre har fået). At kommunen har taget en politisk holdning om ikke at tillade bistader på deres grund. Jeg har ikke kunne finde nogen beslutninger omkring dette og har igennem flere lokalpolitikkerer fået en mail om,at der ikke i deres tid har været taget nogen beslutning om dette. Den ene har siddet der i 10år.
    Mit spørsmål til dig. Hvordan søger jeg aktindsigt i det svar jeg har fået på mail fra en ledende medarbejder i kommunen?
    Så jeg kan finde ud af hvad der er op og ned.
    Vh Jesper

  5. Kasper 17. marts 2017 at 14:17 #

    Kan man søge aktindsigt ved kommunen ang en projekt de er igang med. De er ved at “fornye” et skovområde ved Ribe og jeg kunne godt tænke mig at kende deres planer og motiver til dette.
    Mvh. Kasper

    • Nils Mulvad 17. marts 2017 at 14:29 #

      Ja. Bare send en anmodning til kommunens officielle e-post og bed om aktindsigt i henhold til offentlighedsloven og miljøoplysningsloven. Held og lykke.
      mvh
      Nils

      • Kasper 17. marts 2017 at 14:51 #

        Tak for den gode service 👍

  6. Lars 27. april 2017 at 14:59 #

    Jeg har gennem nettet købt en bærbar/mac og mener nu at jeg er blevet snydt.
    Hvis jeg vil have et aktindsigt over den konto jeg overførte penge til, hvad skal jeg gøre?

    • Nils Mulvad 27. april 2017 at 15:16 #

      Der er kun aktindsigt i sager hos offentlige myndigheder og domstole.

      • Lars 27. april 2017 at 15:39 #

        Okey. Tak for svaret.

  7. Kresten 9. maj 2017 at 11:00 #

    Jeg ønsker at få aktindsigt samt partsindsigt i min sagsbehandling ved Kommunens socialrådgivning samt ydelseskontoret. Vil sende dem en skriftlig anmodning, men er i tvivl om jeg både skal sende en anmodning til socialrådgivningen samt ydelseskontoret eller det er nok at sende kommunen én anmodning. De sidder i samme bygning, altså rådhuset.

    Mvh
    Kresten

    • Nils Mulvad 12. maj 2017 at 7:43 #

      Bare nøjes med at sende en anmodning til kommunen.

  8. Pernille 11. maj 2017 at 19:58 #

    Hej..
    hvis jeg skal søge aktindsigt i Odense kommune og letbanens planer og ændringer om spor og vejnet. er det så nok at sende en mail til odense kommune?

    Hilsen Pernille

    • Nils Mulvad 12. maj 2017 at 7:42 #

      Ja. Husk, at skrive, at du gerne vil have en oversigt over dokumenterne i sagen fra aktlisten.

  9. Jens Peder Tornvig 12. maj 2017 at 16:08 #

    Hvor langt tilbage kan man søge aktindsigt?

    • Nils Mulvad 21. juni 2017 at 6:13 #

      Hvis myndigheden har dokumenterne, er der ikke en sådan tidsgrænse. Når sagen efter mange år er sendt til Rigsarkivet, skal du søge arkivadgang her.

  10. Heidi Parsberg Jensen 16. maj 2017 at 22:06 #

    Hej – Jeg håber du kan give mig et råd. Jeg har været ansat som plejemor for et barn gennem 11 år. Sagen er gået i hårdknude, og jeg og min familie har ikke fået en forklaring på hvorfor. Hvordan søger jeg om aktindsigt ift. hvad der står om mig og min familie i sagen?

    • Nils Mulvad 21. juni 2017 at 6:11 #

      Bare skriv direkte til kommunen og bed om en journalliste og derefter bed om de dokumenter, du gerne vil se. Ud over at bede om aktindsigt kan du i de dokumenter, hvori der str noget om sig og din familie bede om partsindsigt i henhold til forvaltningsloven. Det giver dig normalt større grad af indsigt.

  11. anne 20. juni 2017 at 20:12 #

    Kan man søge aktindsigt hos sådan noget som HOFOR, et forsyningsselskabet ejet af kommunen?

    • Nils Mulvad 21. juni 2017 at 6:09 #

      Ja. Hvis offentlige myndigheder ejer mindst 75 % af et selskab er der som hovedregel omfattet af reglerne om aktindsigt i offentlighedsloven. Nogle selskaber er dog undtaget ved lov fra dette. Kammeradvokaten har lavet en (ufuldstændig) oversigt over de undtagne selskaber – se her. HOFOR er ikke med på den liste, så gå bare i gang.

  12. Christian Christensen 18. august 2017 at 7:27 #

    Hej
    Jeg ser ret tit på Facebook, at personer der har søgt aktindsigt offentliggør det materiale de har modtaget. Hvad er reglerne for dette?
    Med venlig hilsen
    Christian

    • Nils Mulvad 24. august 2017 at 7:49 #

      Hvis det er et massemedie, kan det offentliggøre de oplysninger som følger af regler for god presseskik. Andre kan offentliggøre efter nogenlunde samme regler, dvs. ikke tavshedsbelagte oplysninger eller meget private oplysninger som for eksempel om sygdomme – med mindre den omtalte samtykker.

  13. Bente og Bo 26. september 2017 at 9:19 #

    Hej

    Kan man søge aktindsigt hos Indsamlingsnævnet? De har normalt en behandlingstid på 2 uger, men nu er der gået mere end 2 måneder siden vores forening indsendte en anmodning til dem om at modtage donationer og vi modtager ingen nyheder om hvad der sker i processen.

    • Nils Mulvad 13. oktober 2017 at 11:56 #

      Ja. I kan søge aktindsigt i deres behandling af jeres anmodning.

  14. Joen 28. september 2017 at 16:26 #

    Hej

    Jeg på tænker at søge aktindsigt i det offentliges beslutninger omkring placering af mig som barn fra 1år og opefter
    Jeg er 47 i dag ligger disse sager stadig i de tilhørende kommuner/regioner eller er disse så gamle at de er sendt til rigsarkivet.

    Mvh

    • Nils Mulvad 13. oktober 2017 at 11:58 #

      De ligger næppe i kommunen/regionen. Spørg, hvor de har afleveret deres sager. Og du kan søge partsindsigt.

  15. Anne-Marie 17. oktober 2017 at 8:17 #

    Hej.
    Almennyttige boligselskaber indsamler bl.a. logs på de enkelte lejemål i forbindelse med eks. varmt vand fra fjernvarme (tilløbs- og fraløbstemperatur etc.). Disse oplysninger er vel underlagt persondataloven, da de er individuelle og personhenførbare, og jeg går ud fra, at man så som lejer må have ret til at se ens egne logs? Hvem er klageinstans, såfremt boligforeningen ikke reagerer på henvendelser om aktindsigt i ens egen log?
    På forhånd tak for hjælpen. Mvh.

    • Nils Mulvad 17. oktober 2017 at 11:03 #

      Boligselskaber er ikke underlagt offentlighedsloven. Regler om dataindsigt er underlagt persondataloven. Datatilsynet er den centrale uafhængige myndighed, der fører tilsyn med, at reglerne i persondataloven overholdes.

  16. Maria 17. oktober 2017 at 11:25 #

    Kan man søge aktindsigt ift. lønninger for direktør i selvejende institutioner?

    • Nils Mulvad 17. oktober 2017 at 13:24 #

      Ja, hvis den selvejende institution opfylder en af disse betingelser:
      1) selvejende institutioner, foreninger, fonde m.v., der er oprettet ved lov eller i henhold til lov,
      2) selvejende institutioner, foreninger, fonde m.v., der er oprettet på privatretligt grundlag, og som udøver offentlig virksomhed af mere omfattende karakter og er undergivet intensiv offentlig regulering, intensivt offentligt tilsyn og intensiv offentlig kontrol.

  17. Jørgen Frantzen 6. december 2017 at 21:53 #

    Hej
    En kollega var for et par år siden årsag til en hændelse på virksomheden, der krævede indsats fra politi, brandvæsen mv. Efter omkring 14 måneder fik vedkommende tilsendt et bødeforlæg da der tilsyneladende var sket en overtrædelse af en gældende lov. Nu er jeg meget interesseret i at læse dommens præmisser da det undre mig hvilke regler / love der er overtrådt, som har givet anledning til en straf.

    Hvor starter jeg henne i sådan en sag? Hvilken myndighed skal jeg henvende mig til i første omgang?

  18. Mie, kristian og Michael 1. februar 2018 at 22:31 #

    Hej

    Skriver om medier og aktindsigt på studiet og har et spørgsmål, som vi har diskuteret en del uden at nå til enighed:

    Hvis en avis søger aktindsigt hos en læge (og selvfølgelig sikrer sig tilladelse og fuldmagt fra den patient, som akterne vedrører), og lægen ignorerer henvendelserne, hvad er mulighederne så for pressen?

    Til hvem bør der klages (det er jo ikke en patient, som klager) og hvordan står et medie i en sådan situation, hvor der hverken sker afvisning eller efterkommelse men anmodningerne blot ignoreres?

    MVH
    Mie, Kristian og Michael

    • Nils Mulvad 5. februar 2018 at 16:50 #

      Hej Mie, Kristian og Michael
      Der er ikke aktindsigt efter offentlighedsloven i helbredsoplysninger. De er under tavshedspligt. Men den enkelte borger har indsigt i sin journal – se her:
      https://www.borger.dk/sundhed-og-sygdom/Patientrettigheder/Aktindsigt-i-patientjournal
      Her er også beskrevet, hvad man i givet fald gør, hvis lægen nægter aktindsigt.
      Et medie eller en journalist kan få en fuldmagt fra patienten til at søge aktindsigt på dennes vegne. Journalisten optræder så på den pågældendes vegne og skal følge de samme klageveje.
      mvh
      Nils

  19. Rene 8. februar 2018 at 19:56 #

    Jeg køre en sag mod ABC forsikring og har bedt dem om aktindsigt i sagsbehandlingen mellem dem og codan men de skriver så at jeg ikke må få aktindsigt i deres arbejdsdokumenter kan det være rigtigt ?

    • Nils Mulvad 20. februar 2018 at 18:29 #

      Ja. Der er kun aktindsigt hos offentlige myndigheder og domstolene.

  20. Anita Brusen 10. februar 2018 at 4:35 #

    Hej Niels

    Vi har søgt om aktindsigt i de faglige begrunderlser samt beslutning om at tilbyde Sarah(fysisk og psykisk retarderet) aflastning. Vi har søgt det, da tilbuddet efterfølgende er trukket tilbage. Vi er blevet “syltet” i 2 mdr. men efter at vi skrev til den faglige direktør, har vi nu fået et A4 ark med 10 linier, hvor noget af vort spørgsmål er besvaret. Vi tror ikke på, at det er fra et mødereferat, da der hverken er dato/deltager/brevhove, underskrift eller andet på papiret kun et simpelt wordark. Vi havde forventet at få referatet fra mødet, med overstregninger af det vi ikke skulle se.
    Er der ingen formkrav til sådan et dokument?

    • Nils Mulvad 20. februar 2018 at 18:32 #

      Hej Anita
      I kan bede om indsigt i en journal-liste eller sagsoversigt over dokumenter i sagen. Så kan I se, hvilke dokumenter der er og bede om det, I ønsker. Extrahering foregår normalt ved, at tavshedsbelagte oplysninger streges over.

Trackbacks/Pingbacks

  1. 14 gode råd om aktindsigt | Jurabloggen - 29. august 2012

    […] 14 gode råd om aktindsigt. […]

  2. Aktindsigt under pres – men også nye muligheder for journalister | Kaas & Mulvad - 19. november 2013

    […] Gode råd til aktindsigt i kommunerne 14 gode råd om aktindsigt […]

Skriv et svar