Tekst til tal

Lektionen gennemgår, hvordan du omdanner tekst til tal i Microsoft Excel.

Undervejs kan du stoppe videoen og gå tilbage for at gense, så du får de enkelte trin at virke.

HvadHvorforHvordan
Skift format på data – lav tekstformat om til talformat I Excel kan man opleve, at tal er formateret som tekst. Det betyder typisk, at tallene vil stå til venstre i celler – og det betyder også, at man ikke kan lave beregninger på tallene eller sortere dem fra mindst til størst. Sorterer man tallene, vil de blive sorteret efter det første ciffer.

Derfor vil vi som regel ændre formateringen, så tallene igen opfører sig som tal.

Man kan gøre det på flere måder. Nogle gange er det helt ukompliceret, og andre gange er det lidt mere omstændeligt. Det kommer an på, hvad problemet skyldes.

Men det kan altid lade sig gøre. Her kommer nogle forskellige bud på, hvad man kan gøre.
Postnumre – tekst eller tal?I eksemplerne her og i videoen bruger vi postnumre. Nogle vil mene, at postnumre ikke er tal, da vi jo ikke skal lave beregninger med dem.

Men hvis man fx (i et filter) ud fra alle postnumre vil udvælge postnumre fra en bestemt landsdel, skal man kunne se på postnummeret som et tal og fx udvælge alle større end 4999 og mindre end 6000.
Led efter en forklaringStår tal til venstre i cellerne, må man undersøge, om der står andre tegn sammen med tallene i cellerne. Det kan være usynlige tegn, der fx er hentet ind sammen med tallene, hvis de måske er kopieret fra en webside.

Er dette tilfældet, skal disse tegn fjernes, og så vil tallene blive ”rigtige” igen. Denne slags fejl afhjælpes oftest let med en ”søg/erstat”, hvor man søger på det tegn, der er sluppet med ind i cellerne, og hvor man erstatter det med ”ingenting”. I praksis slettes det dermed.
Man bør også forsøge at rydde formater (omtalt i forrige lektion).
Den grønne trekantHvis tallene (her postnumre) står til venstre, og hvis der er en lille grøn trekant, er der typisk tale om at tal er formateret som tekst.



Klik på en celle, og der kommer et gult ikon frem. Klik på ikonet for at få en hjælpetekst frem:

Brug Excels egen hjælpKlikker man på ”Konvertér til et tal”, bliver tallet ændret. Og har man markeret alle de tal, der er forkert formaterede, inden man klikker ”Konvertér til et tal”, bliver alle tal ændrede på én gang.

Men det kræver lidt computerkraft, så har man mange tal og en lidt svag computer, kan det godt gå langsomt eller helt i stå. Men så er der et par andre måder.

Disse andre måder er man også nødt til at forsøge, hvis tallene fx ikke bliver forsynet med en grøn trekant, eller hvis de bare ikke vil rykke til højre i cellerne, uanset hvad man gør.
Gang med 1Man kan ofte få tekstformaterede tal til at rykke til højre og opføre sig ordentligt, hvis man ganger med 1.

1) Skriv et 1-tal i en tilfældig celle.
2) Kopier cellen med 1-tallet
3) Marker de celler, der indeholder forkert formaterede tal.
4) Brug ”Indsæt speciel” (ligger i højreklikket).
5) Vælg ”Multiplicer”

Det, der nu sker, er, at man ganger de celler, der er markerede, med 1. Og rent talmæssigt betyder det ingenting at gange med 1 – men det hjælper på de forkerte formater.
Gem som tekstfil – og åbn igenBliver tal ved med at stå til højre i cellerne uanset, hvad man gør, er et allersidste godt trick at gemme excelfilen som en tekstfil – fx som en .csv-fil. Når man åbner den igen, vil tallene som regel stille sig på plads, hvis alt andet er fixet.
Tekst-til-kolonner-tricketHvis de øvrige metoder ikke virker, kan denne bruges.

I værktøjsbåndet i Excels Data-faneblad, finder vi værktøjet ”Tekst til kolonner”. Det bruges normalt til at skille tekst ud fra en til flere kolonner.

Marker cellerne med de forkert formaterede tal. Klik på ”tekst-til-kolonner”.

Vi vil ikke dele op, men blot bruge en mulighed, der kommer om lidt. Først vælger vi ”Afgrænset” og klikker ”Næste”.

Vi vil ikke have delt tallene op, så vi accepterer blot Excels default-valg ”Tabulatorer”. Det har ingen indvirkning på tallene. Tryk ”Næste”.

Accepter Excels forslag ”Standard” og klik ”Udfør”. Nu bliver de forkert formaterede tal korrekte tal igen og stiller sig til højre i cellerne.






Opgave: Tekst til tal

OpgaveBeskrivelse
Åbn regneark via linkHent og gem regnearks-dokumentet.

https://data.kaasogmulvad.dk/unv/onlinekursus/tekst-til-tal.xlsx
Rens via søg/erstatI dokumentet er der fire faneblade.

Det første ”søg og erstat” indeholder data, der stammer fra Lægemiddelstyrelsens liste over ”Sundhedspersoners tilknytning til virksomheder”. Datasættet her er fra 2016-2018, men listen bliver løbende opdateret og ligger her.

De tre kolonner med beløb er ikke bare tal formateret som valuta. Der er simpelthen skrevet kr og et mellemrum i hver celle udover tallet. Derfor stiller tallene sig ikke til højre, som de skal.

Brug ”søg og erstat” til at fjerne det uvedkommende. Marker de tre celler, hvor du vil lave søg/erstat.

Søg på kr efterfulgt af et mellemrum. Erstat-feltet skal være tomt. På den måde kan vi rense mange celler på en gang.

Beregn nu, hvor stort et beløb hver person modtog i alt i løbet af de tre år. Sorter data, så du kan se, hvem der i perioden fik mest.

Brug en pivot-tabel til at undersøge, hvilken virksomhed der havde tilknytning til flest personer og som samlet udbetalte det største beløb.
Tekst-til-tal på tre forskellige måderI de følgende tre faneblade finder du det samme datasæt, hvor kolonnen med postnumre er formateret som tal.

Afprøv nu de tre forskellige metoder til at få de forkert formaterede tal til at blive til tal igen. I hvert faneblad finder du en kort forklaring.
Der er lukket for kommentarer.